Tekst Nienke Ledegang
Foto Rob Acket
Samen optrekken in de Rijksbrede Benchmark Groep
Dienstverleners in de publieke sector delen kennis en kunde
De Rijksbrede Benchmarkgroep (RBB Groep) is een netwerkorganisatie voor dienstverleners in de publieke sector. Ook DJI maakt deel uit van het netwerk, waarin kennis en prestaties worden gedeeld. Programmamanagers Albert van Tuil en Marcel Oostland zien veel voordelen voor leden om hun dienstverlening te kunnen verbeteren.
De dienstverlening aan burgers naar een hoger niveau tillen en de kwaliteit van bedrijfsprocessen verhogen door onderzoek, samenwerking en verbinding. Dat is de kern van het werk van de Rijksbrede Benchmark Groep (RBB Groep), waarbij zich een keur aan dienstverlenende organisaties uit de publieke sector heeft aangesloten. Zij werken in diverse velden en verschillen behoorlijk in grootte; de Nationale Politie en de Belastingdienst participeren bijvoorbeeld, maar ook kleine organisaties als het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen.
Meer kennis over elkaar
De RBB Groep ontstond in 2002 omdat uitvoerende organisaties behoefte hadden aan meer kennis over elkaars bedrijfsvoering. Eerst werd daarvoor bij alle instanties jaarlijks een benchmark gehouden waarbij hun prestaties op een identieke manier werden onderzocht en vergeleken. Inmiddels heeft de RBB zich ontwikkeld tot een netwerk dat ruim 44 organisaties telt waarbij 180.000 mensen werken. ‘Dat is moeilijk en leuk tegelijk. Maar het lukt onze partners om kennis en inzichten vanuit de praktijk te delen, zodat ze niet zelf het wiel hoeven uit te vinden’, leggen programmamanagers Albert van Tuil en Marcel Oostland uit. ‘Vanuit de RBB Groep fungeren wij als Haarlemmerolie om de raderen te laten draaien. We zoeken naar interessante onderwerpen en geven onze leden de input en munitie om daarmee aan de slag te gaan.’
Vijftien leerplatforms
In de RBB Groep, waarvan de activiteiten worden bekostigd uit jaarlijkse bijdragen van de leden, zijn inmiddels vijftien leerplatforms ontstaan waar kennis en ervaring worden uitgewisseld; Human Recources, Risicomanagement, Governance, Finance, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en de Werkwijze Kantoorpanden na Coronocrisis zijn daar voorbeelden van. Albert van Tuil: ‘Vakgenoten die bij ons zijn aangesloten, komen hierin periodiek (online) bij elkaar om uit te wisselen en hun netwerk verder uit te bouwen. En als een organisatie onder vuur ligt, bijvoorbeeld de Belastingdienst met de toeslagenaffaire, onderzoeken ze de oorzaak en de mechanismen om te voorkomen dat dit elders ook kan gebeuren.’
Zelf een team formeren
Ook wordt onderzoek gedaan als een organisatie met een bepaald vraagstuk komt. De programmamanagers geven een voorbeeld: ‘We kregen de vraag hoe de samenwerking tussen de front office, de uitvoering, en de staf bij een deelnemende organisatie beter kon. Vanuit de RBB-leden werd daarop een team geformeerd die dat ging onderzoeken en door schriftelijke enquêtes en persoonlijke interviews een goed beeld kregen.’
‘Het scheelt niet alleen in de kosten omdat je geen externe bureaus hoeft in te schakelen’, vervolgen ze. ‘Het is ook mooi dat iedereen in zo’n team ook in een uitvoeringsorganisatie werkt: ze herkennen de problematiek heel snel. Iedereen zit ook in dezelfde ‘tang’ tussen beleid en burger en ze hebben allemaal – hoe verschillend de taken ook zijn – met vergelijkbare processen te maken.’
Good practice
‘Via de RBB kun je snel je licht opsteken bij andere leden’ zeggen ze. ‘Laatst kwam DJI nog met een good practice over hoe je in de coronacrisis toch (digitaal) mensen kunt horen. En in het platform Leren & Ontwikkelen werd kennis gedeeld over het opzetten van een eigen corporate academy. Bij elke vraag zijn veel partijen die met je meedenken of die jouw kennis kunnen gebruiken. Van alle expertise kun je leren, valkuilen voorkomen, je beleid aanscherpen of goede leveranciers vinden, om maar wat te noemen.’
De toegevoegde waarde van de RBB Groep heeft zich ook tijdens de coronacrisis laten zien. ‘Binnen no-time hadden we web-ex-meetings belegd waarin alle bestuurders het met elkaar konden hebben over de crisis en hoe daarmee om te gaan. We zien gelukkig steeds vaker mensen komen. Ook DJI schuift soms aan, maar dat zou best wat meer mogen zijn. Hoe meer er wordt gedeeld, hoe beter we de burger kunnen bedienen.’
'We vergroten op een bewuste manier ons netwerk'
Ineke Fleur, Staflid bij DJI en contactpersoon voor RBB:
‘Als een van de grootste uitvoeringsorganisaties in Nederland, is het voor DJI belangrijk actief deel uit te maken van de RBB. Door in andermans keuken te kijken kunnen we ideeën opdoen voor DJI, en vice versa natuurlijk. Zo vergroten we op een bewuste manier ons netwerk, de samenwerking en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening.'
Makkelijk in contact
'Door deelname aan het jaarlijkse congres, de diverse platforms – als die van Financiën, Facilitair, HR en Audit - en het uitwisselen van kennis komen onze mensen makkelijk in contact met collega’s in de andere organisaties. Ze delen positieve ervaringen en dilemma’s, inspireren elkaar en krijgen meteen een beeld van elkaars werkwijze en culturen. Ook levert het nieuwe inzichten op: met het uitbreken van de coronacrisis leerden we van elkaar hoe je je bedrijfsvoering kon aanpassen. Bijvoorbeeld hoe je coronagerelateerde kosten op een intelligente manier kunt registreren en verantwoorden.'
Collega's inspireren
'DJI heeft op de congressen ook good practices ingebracht. Over nieuw inkoopbeleid, een softwareoplossing van SSC die de productiviteit enorm verhoogt en het online horen van mensen als alternatief voor een fysieke rechtszitting (Telehoren 2.0). Daarnaast is vanuit onze organisatie tweemaal een kunstenaar gekomen die de RBB Award voor de beste good practice mocht maken. Het is gelukt om de RBB onder de aandacht te brengen op ons DJI intranet. Hopelijk inspireert dit meer collega’s om dit mooie kennisnetwerk op te zoeken. De actieve links naar de maandelijkse platformbijeenkomsten maken het nóg makkelijker aan deze activiteiten deel te nemen.’
